5 vinkkiä, joiden avulla saat tiimin tuottamaan parempia ideoita

Onko tiimisi kehittämässä uutta tuotetta tai ratkaisua asiakkaan ongelmaan? Pitäisikö saada aikaan jotakin erilaista ja innovatiivista, mutta samaan aikaan realistista ja toteuttamiskelpoista?

Tämä kirjoitus ei anna ideointiin valmista reseptiä. Jokaisessa yrityksessä on omat tapansa toimia, ja se mikä toimii yhdessä tiimissä, ei välttämättä toimi sellaisenaan toisessa. Kirjoituksen tarkoituksena onkin tarjota vinkkejä, joita voit hyödyntää kehittäessäsi omalle tiimillesi toimivaa ideointitapaa — olipa yksityiskohtaisempi menetelmäsi mikä vain. (Menetelmiä löytyy tarvittaessa esimerkiksi täältä ja täältä.)

Seuraavassa siis 5 tutkittuun tietoon perustuvaa vinkkiä, joita voit hyödyntää tiimisi ideoinnissa.

1. Älä yritä saada kerralla valmista

Ideoinnissa on ainakin kolme vaihetta: ideoiden tuottaminen, ideoiden arviointi ja lopulta päätökset siitä, mitä ideoita (jos mitään) lähdetään viemään eteenpäin.

Vaiheet seuraavat toisiaan, mutta tuloksellisin prosessi ei etene suoraviivaisesti vaiheesta toiseen. Tuotetut ideat ovat harvoin sellaisenaan toimivia, vaan niitä on tarpeen jalostaa, mikä tyypillisesti tarkoittaa lisää ideointia. Todellinen prosessi voisikin olla jotakin tämän tapaista: ideointi — arviointi — ideointi — arviointi — ideointi — arviointi — päätöksenteko.

Ideointi kannattaakin tietoisesti jakaa osiin ja pidemmälle ajanjaksolle. Esimerkiksi ideoiden tuottaminen vaatii virkeää mieltä, mutta on tekemisenä varsin raskasta. Paras tuottavuus menetetään, kun ihmiset väsyvät. Lisäksi ideat hyötyvät kypsyttelystä.

Vähintäänkin kannattaa välttää ideointitapaa, jossa ideat sekä tuotetaan että arvioidaan yhden, esimerkiksi puoli tai pari päivää kestävän rypistyksen aikana. Tällä tavalla synnytetyt ideat ovat mitä todennäköisimmin varsin keskinkertaisia siihen nähden, mitä kyseisestä porukasta voisi paremmalla toteutuksella saada irti.

2. Sekoita ideointivaiheessa itsenäistä ja ryhmätyöskentelyä

Ideoita tuotetaan yleensä porukassa. Ajatuksena on, että ideointiin osallistuvat saavat muiden ideoista inspiraatiota ja ryhmä tuottaa siten enemmän ja parempia ideoita kuin ryhmäläiset yksin olisivat tuottaneet.

Parhaimmillaan näin onkin — muttei suinkaan aina. Ryhmässä työskentely ei ainoastaan paranna kunkin osallistujan kykyä tuottaa ideoita (osallistujien saadessa inspiraatiota muiden ideoista) vaan myös heikentää sitä (osallistujien omien ajatusprosessien keskeytyessä, kun huomio kiinnittyy muiden ideoihin). Onnistunut ryhmäideointi onkin tasapainottelua näiden kahden vastakkaiseen suuntaan vaikuttavan ilmiön välillä.

Tutkimusten mukaan tuloksellisin onkin prosessi, joka yhdistää ideointia sekä itsenäisesti että ryhmässä. Kukin ryhmäläinen voi tuottaa ideoita itsenäisesti ennen yhteistä sessiota, tai ryhmätyöskentelyä voi seurata itsenäisempi osuus. Vaiheet voivat olla kokonaan erillisiä, tai vaihteita voidaan pidemmässä tilaisuudessa esimerkiksi vuorotella.

3. Sekoita halutessasi ideointia ja arviointia (kontrolloidusti)

Vakiintuneiden sääntöjen mukaan ideoiden arviointi on ideointivaiheessa ehdottomasti kielletty. Säännön tarkoitus on hyvä: väärin ajoitettu tai väärällä tavalla annettu kritiikki voi latistaa tunnelman ja tyrehdyttää ideat.

Harva idea on kuitenkaan aluksi helmi, vaan parhaat ideat syntyvät ideoita jatkamalla ja jalostamalla. Tämä taas vaatii ainakin jonkinlaista arviointia. Arviointi onkin todellisuudessa paitsi mekanismi, joka voi tukahduttaa ideointia, myös mekanismi, jonka avulla ideat voivat parantua.

Arvioinnin kategorisen kieltämisen sijaan onkin hyvä miettiä, miten ideoiden arviointi on omiaan vaikuttamaan kyseisessä porukassa. Jos tiimissä on epäluottamusta, kritiikki otetaan henkilökohtaisesti ja kynnys kertoa omia näkemyksiä on jo lähtökohtaisesti korkea, ideointi ja arviointi kannattaa ehdottomasti erottaa toisistaan. Sen sijaan tiimissä, jossa vallitsee avoin ja turvallinen ilmapiiri, ideoinnin ja arvioinnin sekoittaminen voi aivan hyvin toimia.

Arvioinnin voi sallia myös vain tiettyjen arviointikriteerien (katso tämän kirjoituksen kohta 4) suhteen sen mukaan, miten tiimin ideointia halutaan suunnata. Ideoiden innovatiivisuuden arviointi on omiaan lisäämään tuotettujen ideoiden lennokkuutta. Vastaavasti arviot idean toteutettavuudesta voivat viedä esitettyjä ideoita maanläheisempään suuntaan. Jos tietää jo etukäteen, että tiimillä on taipumus liukua ”luonnostaan” tiettyyn suuntaan (esimerkiksi liikaa riskien tai liikaa lennokkuuden suuntaan), arviointia voi käyttää hyödyksi tilanteen tasapainottamisessa.

4. Määritä ja erota arviointikriteerit

Ideoiden arviointiin kiinnitetään usein etukäteen vähemmän huomiota kuin ideoiden tuottamiseen, vaikka arviointi on lopputuloksen kannalta vähintään yhtä kriittinen. Toisin kuin voisi kuvitella, hyvää ideaa ei aina tunnisteta, vaikka sellainen olisi saatu tuotettua. Parhaat ideat voivat jäädä tunnistamatta esimerkiksi sen vuoksi, että ryhmällä on taipumus painottaa jotakin näkökulmaa (esimerkiksi toteutettavuutta/riskejä vs. idean potentiaalista arvoa) ennen kuin ideaa on päästy edes jalostamaan pidemmälle.

Ideoita arvioitaessa kaikki oleelliset kriteerit onkin hyvä määritellä ja erottaa toisistaan. Arvopuolella kriteerejä voivat olla esimerkiksi potentiaalinen asiakasarvon lisäys tai kulujen säästö. Toteutettavuus puolestaan on kriteeri, johon liittyy vahvasti aika-aspekti — sekä usein myös hinta ja riski. Myös idean uutuus- tai huomioarvo voi joissakin tilanteissa olla oleellinen kriteeri.

Idean potentiaaliseen arvoon ja toteutettavuuteen liittyvien kriteerien tarkasteleminen erikseen auttaa paitsi jalostamaan ideoita tarvittaessa paremmiksi, myös selkeyttää päätösten tekemistä.

5. Erota päätöksenteko arvioinnista

Ideoinnin viimeinen vaihe — päätökset siitä, mitä ideoita lähdetään viemään eteenpäin — kannattaa yleensä erottaa arvioinnista.

Arvioinnissa ideat luokitellaan (tai asetetaan jonkinlaiselle asteikolle) oleellisten kriteerien suhteen. Päätöksenteossa puolestaan päätetään, millaisia painotuksia eri kriteerien välillä halutaan tehdä. Millaista arvoa halutaan tavoitella, ja kuinka suuria riskejä ollaan valmiita ottamaan? Arviointi vaatii usein analyyttistä ajattelua, vahvaa teknistä tietämystä ja ehkä asiakkaiden ongelmien ymmärrystä ruohonjuuritasolla — päätöksenteko puolestaan on strategisempi prosessi, jossa ei ole selkeitä oikeita vastauksia. Ne vaativat siis osin erilaista mielentilaa ja ajattelua.

Päätöksenteko kannattaa erottaa arvioinnista myös siksi, että niihin osallistuvien henkilöiden ei välttämättä kannata olla täysin samoja. Kun ideoita aletaan edistää, niihin käytetyt panokset kasvavat. Tarvitaan aikaa, rahaa ja ihmisiä. Kun henkilöt, joiden takana resurssit ovat, ovat mukana päätöksentekoon, vältytään erillisiltä hyväksymiskierroksilta ja johdon taivuttelemiselta ryhmän valitseman idean taakse.

Jälkeenpäin tehtävät hyväksymiskierrokset ovat myös riski koko ideoinnin onnistumiselle. Jos ryhmä ei onnistu myymään valitsemaansa ideaa johdolle, uuteen taivuttelukierrokseen uudella idealla ei ehkä enää jakseta ryhtyä. Tällöin koko työ valuu hukkaan. Vähintäänkin keskustelu resurssien omistajien kanssa olisi hyvä tehdä siinä vaiheessa, kun pöydällä on vielä useampi idea.

Lopuksi

Ideointi ei ole yksittäinen työpaja tai brainstorming-sessio vaan prosessi, johon kuuluu erilaisia vaiheita. Mikäli yritys tai tiimi toimii ympäristössä, joka vaatii tuottamaan jatkuvasti uutta, voisiko ideoinnista rakentaa aidosti jatkuvan prosessin?

Ideoita syntyy aina spontaanisti siellä, missä työtä tehdään: käytäväkeskusteluissa, palavereissa ja asiantuntijoiden pohtiessa jotakin senhetkiseen projektiinsa liittyvää aivan muuta ongelmaa. Nämä spontaanisti syntyvät ideoiden aihiot kuitenkin helposti unohtuvat kiireen keskellä. Näin on erityisesti silloin, jos työn lomassa mieleen tullut idea ei ratkaise jotakin keksijöilleen sillä hetkellä akuuttia ongelmaa tai vaikuta välittömästi helmeltä (ja parhaatkaan ideat harvoin vaikuttavat — vasta jatkoideointi paljastaa, mihin niistä lopulta on).

Jatkuva ideointiprosessi, johon ideoita voi syöttää koska vain, voisikin parantaa todennäköisyyttä sille, ettei seuraava spontaanisti syntyvä kuningasidean aihio hautaudu keksijänsä kiireen alle. Näin se päätyisi todennäköisemmin laajempaan tarkasteluun ja jatkokehitykseen, ja voisi kenties synnyttää lopulta yrityksen seuraavan kuningasratkaisun.


Saattaisit olla kiinnostunut myös seuraavista: